Prestations
administratives
Que ce soit pour les entreprises ou les administrations, la tendance est à la réduction du papier. 2 % du Chiffre d’Affaires interne est consacré à la gestion du papier. Dans ce contexte différents leviers existent et la sous-traitance administrative en est un. C’est une solution qui motive les entreprises par son aspect environnemental et aussi par la réduction des coûts et des temps de traitements. L’externalisation d’une partie de sa bureautique vise à automatiser certains travaux administratifs à plus faibles valeurs ajoutées pour le donneur d’ordre. La gestion administrative décentralisée est davantage pensée sur du long terme mais elle peut parfois répondre à un besoin ponctuel comme une mission de mise à jour de données ou la mise sous pli de propagandes électorales. On y retrouve une forte dimension informatique.
Pour ces achats, hors production industrielle, nous apportons notre aide aux administrations, grands comptes, banques, mutuelles, fournisseurs d’énergie, TPE, PME, PMI, professions libérales… Dans notre région Pays de la Loire, nous constatons une plus forte demande des services publics des grandes métropoles en assistance administrative autour de Nantes et d’Angers.
Le respect de l’environnement est une démarche capitale pour ASI PROD. Par ses actions concrètes, l’entreprise agit chaque jour pour contribuer à la préservation de l’environnement.
En faisant appel à nos services vous contribuer à l’insertion de personnes en situation de handicap et vous permettra d’obtenir une réduction sur votre taxe AGEFIPH ou FIPHFP.
NOUS VOUS PROPOSONS DIFFERENTES OFFRES DE SERVICE SUR MESURE EN SOUS-TRAITANCE ADMINISTRATIVE
Un contexte politique favorable
Les politiques encouragent à la dématérialisation ce qui entraine des besoins en termes de Gestion Electronique des Données (GED) archivage ou saisie. Pour exemple les administrations incitent depuis plusieurs années, leurs fournisseurs, à jouer le jeu. Ils invitent à l’envoi des factures dématérialisées, la mise en place de signature électronique, à répondre aux appels d’offres sur des plates-formes achats avec une nécessité de convertir tous les documents papiers en format PDF.
La législation aujourd’hui est pensée et élaborée dans ce sens. Elle incite à numériser les données pour les stocker.
Un cadre économique avantageux
En externalisant une partie de ses prestations administratives le donneur d’ordre cherche d’une part à réduire ses coûts, à récupérer des espaces de travail en interne et à limiter ses investissements en matériel informatique. Également il favorise la concentration de ses ressources vers son cœur de métier dans un contexte de recrutement très difficile. Même si votre écosystème vous semble complexe on peut arriver à mettre en place des activités tertiaires de saisie de données, de tri de documents, de destruction d’imprimés, d’archivage, de classement ou relances téléphoniques.
Nous vous donnons l’opportunité d’y réfléchir avec nous en vous challengeant sur un nouveau projet de sous-traitance administrative connue également sous la désignation anglo-saxonne « Business Process Outsourcing ».
Des objectifs de développements durables
En entreprise une attention particulière est portée sur l’empreinte écologique des activités pour répondre aux enjeux de RSE de nos clients. La réduction du papier au profit du numérique contribue à limiter notre impact sur les ressources. ASI PROD oriente ses clients vers des solutions plus durables dans une logique d’écoconception. Il faut préciser que la jeune génération est favorable à l’externalisation de certaines fonctions supports et aux prestations hors-site, pour réduire le papier au profit du numérique. Le télétravail instauré durant la pandémie a prouvé qu’il était possible de travailler à distance donc de sous-traiter les saisies informatiques de données, les modifications de nomenclatures, sans contrainte d’embauche.
Une logique d'écoconception pour vos achats hors production
Que vous souhaitiez être soulagés sur des taches bien identifiées ou que vous préfériez le regard d’ASI PROD pour définir les prestations administratives externalisables nos experts vous accompagnent dans la définition de votre besoin. En collaborant ensemble votre objectif de réussite devient le nôtre et nous développons une relation de partenariat. Pour piloter le projet nous sélectionnons de part et d’autre un référent dans chacune de nos deux structures. Nous définissons les moyens techniques et humains nécessaires tout en intégrant nos Objectifs de Développement Durables O.D.D dans tous nos projets d’écoconception. Nous élaborons un plan d’actions pour le démarrage et pour vous aider à vous projeter nous vous proposons un prix à la pièce c’est donc sans surprise pour vous. Notre polycompétence nous permet de vous offrir une offre globale « de bout en bout » et de garantir la sécurité des données traitées. Faire le choix d’une entreprise à missions comme l’entreprise adaptée ASI PROD c’est entrer dans une logique d’amélioration continue. Au fur et à mesure nous affinons le process du lancement à la remise des livrables en passant par la formalisation des modes opératoires.
Bon nombre de prestations administratives sont délocalisables au même titre que le travail à distance s’est développé depuis la pandémie. L’écoute client nous a même conduit à travailler sur les offres de services plus intellectuelles, avec une plus forte valeur ajoutée, comme le contrôle de facture ou encore l’analyse technique et le tracé de plans.
Notre modèle social
Nous accompagnons les mutations et les enjeux de nos clients sur des opérations administratives et c’est avec une approche respectueuse de l’humain que nous permettons aux personnes en situation de handicap d’accéder à ces métiers de la bureautique. Selon les possibilités de chacun, nous développons la polycompétence de nos collaborateurs sur les métiers de la gestion administrative. Tout au long de leur carrière professionnelle, nous travaillons la montée en compétences de notre personnel, cela fait presque partie de l’ADN de notre entreprise.
La success story ASI PROD
Depuis quelques années, nous travaillons sur le développement de qualifications plus techniques telles que l’utilisation de l’outil informatique. A ce jour, plusieurs salariés sont formés sur le pôle administratif et trois autres ont évolué vers des postes d’assistante administrative ou de secrétaire d’établissement à temps plein. L’accompagnement professionnel est assuré par le personnel de l’Entreprise Adaptée ASI PROD. Nous sommes fiers d’accompagner nos salariés dans leur projet professionnel et notre structure peut être une passerelle vers d’autres employeurs privés et publics.
saisie Informatique
La saisie informatique : Nous pouvons en dessiner le contour en pensant à tout ce qui nécessite de la saisie sur ordinateur :
- Reporting quotidien du chiffre d’affaires dans un tableau Excel ;
- Entrée de données clients lors de l’ouverture de compte ;
- Report d’un formulaire reçu en ligne pour le service RH ou commercial ;
- Consignation de données dans un fichier ;
- Suivi des demandes des assurés ;
- Traitements des requêtes des adhérents ;
- Complétude de dossier médical ;
- Apport de réponse sur le portail des usagers d’une administration ou saisie à distance de données sur ERP d’un client.
La saisie informatique couvre de nombreuses opérations.
Vous voulez insuffler un vent de changement dans votre équipe dans le respect de vos procédures internes, nous vous proposons une offre en adéquation avec vos attentes. Notre approche industrielle et notre organisation nous permettent de proposer une offre de bout en bout. Pour ces opérations, nos opérateurs de saisie disposent d’une salle fermée ainsi nous assurons la confidentialité des dossiers traités.
Saisie informatique de chiffre d’affaires : Nous sommes là dans le contexte d’une grande entreprise multi services sur un rayonnement régional. Notre opérateur de saisie est en lien direct avec le client il réceptionne ses informations par e-mails chaque jour : chiffre d’affaires et nombre d’heures travaillées. L’opération consiste à reporter ses données dans un fichier récapitulatif et à l’envoyer à notre donneur d’ordre.
Saisie des commandes clients : L’objectif est de réduire la charge de travail des fonctions supports d’une entreprise qui génère, chaque jour, un grand nombre de bons de livraison. Le processus administratif débute par la réception des commandes clients par email. L’opérateur administratif saisie la commande sur le logiciel commercial et compare le tarif enregistrer de part et d’autre. Il détecte et suit les anomalies. Quand tout est en ordre Il envoie un accusé de réception au client puis saisie le bon de livraison pour le mettre à disposition du responsable logistique. Ce dernier le réceptionne l’imprime et le joint à la palette qu’il expédie. L’agent administratif va jusqu’à l’édition de la facture et l’envoi de celle-ci.
Saisie sur ERP client : Dans certains cas, nous sommes amenés à saisir manuellement des informations dans l’ERP de notre client. En fin de production, nous transmettons les volumes traités et nous éditons la liste de colisage afin de la joindre à la palette.
Contrôle de factures
Exemple de notre client qui souhaitait réorganiser son processus « contrôle de notes de frais » interne.
Notre solution externalisée permet de prendre en charge la vérification et le calcul des montants de T.V.A, des justificatifs de dépenses de ses commerciaux. Suite à l’installation du logiciel client sur notre outil informatique, nous nous connectons pour visualiser la version miniature de la facture.
Nous avons formé nos salariés et formalisé des instructions de travail aux diverses opérations du processus contrôle de factures :
- Téléchargement de la note de frais sur le logiciel client ;
- Suppression des pages blanches et C.G.V ;
- Contrôle des champs de la facture ;
- Vérification de la date avec une attention particulière aux différentes lignes de TVA.
Si tout est correct, nous enregistrons la facture. L’opérateur en charge du contrôle facturation fait défiler toutes les factures et les bascule en format liste. Chaque jour, il saisit informatiquement le nombre de factures traitées et informe notre client de l’avancée de son travail.
L’externalisation de cette tache administrative lui offre l’opportunité de retrouver des ressources au sein de son service administratif. De plus, cet achat auprès de notre structure, permet à des gens éloignés de l’emploi de développer leur potentiel professionnel au sein d’une entreprise adaptée avec une garantie de formation et d’accompagnement professionnel et social par nos chefs d’atelier et service RH
Tri - Classement - Archivage et Mise à jour de dossiers
Vous avez accumulé du retard dans vos classements, il vous manque des pièces pour faire avancer un dossier, vous avez besoin d’une aide pour compléter et vous mettre en conformité, votre assistant administratif est en arrêt depuis des mois et les dossiers s’accumulent sur votre bureau !
Notre savoir-faire couvre un bon nombre de tâches administratives pour vous aider à mettre à jour :
- Le tri ;
- Le classement ;
- L’archivage ;
- La complétude de dossier ;
- La mise à jour de base de données ;
- La mise en page de catalogue ;
- L’actualiser de nomenclatures ;
- L’insertion de photos dans un catalogue.
Le recours à l’assistance bureautique externe peut vous faire gagner du temps non seulement dans l’exécution de ces tâches administratives mais aussi dans la gestion R.H. Cette ressource n’étant pas comptabilisée dans votre effectif, vous contractualisez une prestation avec un sous-traitant administratif qui s’organise pour rendre le service, quoi qu’il en soit c’est 100% gagnant.
Mise sous pli électorale
Notre cliente, référente élection d’une collectivité territoriale locale, est en charge de l’organisation des élections sur son territoire. Son challenge est de mettre en œuvre toutes les opérations de préparation au vote, de la mise à jour des listes électorales, à la diffusion des résultats de votes, en passant par la logistique des bureaux de vote. Il s’agit d’une charge de travail supplémentaire et ponctuelle qui doit être réalisée dans un temps très court. Nous lui avons apporté notre aide sur la partie mise sous pli. Après réception des propagandes dans nos locaux, une équipe de salariés en situation de handicap procède à :
- La réception des professions de foi,
- L’approvisionnement sur les postes de travail,
- L’assemblage manuel des documents,
- Leur mise sous pli,
- L’adressage des courriers,
- Le conditionnement et le dépôt en poste.
- Notre service logistique gère le contrôle qualité et la traçabilité des séries avant l’expédition vers la Poste également prise en charge par notre structure.
La mise en place du processus logistique par notre chef d’équipe, est très importante dans ce cas-là car nous sommes contraints par des délais légaux. L’opération mise sous pli doit se dérouler de manière fluide. Ce qui a eu pour effet, non seulement d’alléger la charge de travail de la collectivité, mais aussi d’apporter de la sérénité sur une période stressante pour l’agent du territoire. De plus il faut souligner que l’équipe municipale accorde de l’importance aux coopérations locales et aux prestations à fort impact social. Mission mise sous pli électorale réussie !
Traçage de plans de chauffage au sol
La problématique ayant amené notre client à externaliser l’analyse et le tracé de ses plans était de proposer à ses clients poseurs/revendeurs une solution clé en mains de matériel de chauffage au sol + plan de pose personnalisé sur mesure. A la suite de réunions de travail nous avons construit une offre sur mesure dans une logique d’écoconception.
Ensemble nous avons formalisé le processus traçage de plans, il s’agit là d’une prestation à la fois technique par son aspect analytique mais également informatique par la compétence bureautique que cela demande. Après l’installation du logiciel client sur nos postes de travail, nous avons mis en œuvre la formation de notre personnel en interne. Le processus, formalisé par un mode opératoire de notre technicien méthodes, consiste à réceptionner chaque jour des e-mails de notre client contenant des plans. Il s’agit de futures constructions immobilières élaborées par ses dessinateurs. L’enjeu est d’analyser le besoin technique sur l’ensemble du réseau de chauffage au sol : emplacement des nourrices, distances entre les tubes, puissance du chauffage, surface à chauffer, nature du sol, longueur de boucles. Vient l’étape du traçage du réseau de chauffage sur les plans fournis. Après saisie des données techniques avec tous les éléments détaillés, l’opérateur liste le besoin en matériel pour l’installation du chauffage. Enfin, il envoie son analyse par mail à notre client et assure le suivi administratif.
Nous sommes amenés à traiter des dossiers de type plans de maisons individuelles mais aussi des ensembles de collectifs avec plus d’une centaine de logements pour lesquels il faut configurer tous les plans de chauffage.
Cette collaboration avec notre Entreprise Adaptée, sur une prestation tertiaire, apporte une dimension sociale aux achats de notre client et par la même occasion un soutien à ses propres équipes qui ont pu se focaliser sur des activités plus en relation avec leur métier. Par ailleurs ASI PROD est fière de recruter et de maintenir dans l’emploi une équipe de salariés en situation de handicap au fort potentiel et en demande de prestations administratives plus intellectuelles.
Traitement d'anomalies de pointage salariés
L’agent administratif a la charge de vérifier les anomalies de pointage des salariés d’une entreprise multi sites de 330 salariés. Les relevés de présence sont visionnables sur le logiciel « des temps et des activités » du client. Chaque jour l’opérateur administratif se connecte, réceptionne les retours de pointage et analyse les anomalies comme les absences, les oublis, la perte ou l’usure de la carte de pointage. Il compare les données et complète ou vise le tableau récapitulatif avant de transférer les informations vers le logiciel de paye du client.
Rapprochement de courriers personnalisés
Notre client, une Communauté de Communes, met en place un système d’identification pour les accès des usagers aux déchetterie.
Objectif : chaque particulier (90000 habitants) qui emprunte ce service doit être doté d’une carte identifiée. L’envoi de ce pass se fait par voie postale accompagné d’un courrier explicatif. Notre prestation consiste à rapprocher la carte identifiée avec le courrier correspondant :
- Coller la carte avec 2 points de colle fugitive ;
- Plier le courrier ;
- L’insérer dans l’enveloppe ;
- Poser l’adresse ;
- Rassembler en paquet de 10 ;
- Palettiser ;
- Déposer en poste ;
- Reporter le nombre de courriers traités dans un tableau et envoyer au client par mail.
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